배경
라이선스만 50개, AI 툴만 15개. 결제 내역을 확인하고, 갱신일을 추적하고, 담당자를 매핑하는 데 매달 2~3시간을 써야 했습니다. 연간 결제가 아무 안내 없이 자동 갱신되어 뒤늦게 발견하는 일도 있었습니다.
해결 방법
Google Sheets와 Apps Script를 활용해 별도 서버 없이 전체 자동화를 만들었습니다.
1. 라이선스 현황 DB
사용 중인 라이선스를 전수 목록화하고 담당자·카드·기간을 매핑했습니다. 시트를 열면 바로 현황이 보입니다.
2. 결제내역 자동 입력
카드 명세서를 시트에 붙여넣기만 하면 끝. VLOOKUP으로 카드번호에서 이름을 자동 매핑하고, 가맹점명을 분류하고, 거래처별 월별 금액까지 한 번에 집계됩니다.
3. 연간 갱신 자동 알림
Apps Script로 매일 오전 9시 자동 실행. 연간 결제 만료 30일 전이 되면 담당자에게 Gmail로 알림이 갑니다.
AI Tool 지출 현황 분석
자동 집계 덕분에 AI 툴 지출 현황도 실시간으로 볼 수 있습니다. 2026년 1월 기준, 전체 지출의 26.3%가 AI — 11개 서비스를 구독 중입니다.
효과
| 지표 | Before | After | 개선율 |
|---|---|---|---|
| 월 집계 소요 시간 | 2~3시간 | ~5분 | 95% 절감 |
| 갱신 누락 리스크 | 항상 존재 | 0건 | 30일 전 자동 알림 |
| 라이선스 현황 파악 | 불가 | 실시간 | 시트 열면 즉시 확인 |
| AI 툴 지출 파악 | 월말에야 | 714만원 (자동 집계) | 1월 기준 |
향후 계획
눈여겨볼 점
- 서버 없이 Google Sheets + Apps Script + Gmail만으로 완성한 자동화입니다. 50개 라이선스와 15개 AI 툴을 하나의 시트에서 관리할 수 있는 구조를 만들었고, 추가 인프라 비용이 0원입니다.
- "붙여넣기 한 번이면 끝"이라는 원칙이 잘 지켜졌습니다. 카드 명세서를 붙여넣으면 이름 매핑, 가맹점 분류, 월별 집계까지 자동으로 돌아갑니다. 2~3시간이 5분이 된 이유입니다.
- 연간 갱신 30일 전 자동 알림으로 갱신 누락이 0건이 됐습니다. 눈에 안 보이는 비용 폭탄을 시스템이 알아서 잡아주는 구조입니다.